Jak zorganizovat správu školního webu tak, aby nestála pouze na jedné osobě a studenti i jejich rodiče měli přístup k nejaktuálnějším informacím? Jak na to vám poradíme ve čtyřech jednoduchých krocích.
1. Rozdělit web do logických částí a určit, jak často se budou aktualizovat
Informace na jednotlivých částech webu se mění různě často. Zatímco kontakty na školu zůstanou stejné třeba i několik let, aktuality ze školního dění se přidávají i několikrát týdně. Stránky podle toho rozdělíme do logických částí a u každé si určíme, jak často je budeme kontrolovat. Může to vypadat například takto:
- Statické informace o škole (obecné informace, školní řády, dokumenty, apod.) - zkontrolovat či zaktualizovat 2× za rok.
- Kontakty (obecné i na zaměstnance) - zkontrolovat či zaktualizovat 4× za rok.
- Sekce družina - zkontrolovat či zaktualizovat 4× za rok.
- Sekce jídelna - zkontrolovat či zaktualizovat 4× za rok.
- Aktuality - zkontrolovat či zaktualizovat 1-5× za týden.
- Fotogalerie - zkontrolovat či zaktualizovat 1-5× za týden.
- Kalendář akcí - zkontrolovat či zaktualizvat 1× za měsíc.
2. Určit zodpovědné osoby za jednotlivé části
Web máme rozdělený do několika částí a víme, jak často se jednotlivé sekce mají aktualizovat. Teď určíme osoby, které budou podle prvního bodu jejich aktuálnost hlídat. V našem případě například takto:
- Statické informace o škole (obecné informace, školní řády, dokumenty, apod.) - bude kontrolovat pan ředitel nebo správce IT.
- Kontakty (obecné i na zaměstnance) - bude kontrolovat zástupce ředitele.
- Sekce družina - bude kontrolovat vedoucí družiny.
- Sekce jídelna - bude kontrolovat vedoucí jídelny.
- Aktuality - bude kontrolovat sekretariát nebo asistentka.
- Fotogalerie - bude kontrolovat sekretariát nebo asistentka.
- Kalendář akcí - bude kontrolovat sekretariát nebo asistentka.
3. Zorganizovat úvodní schůzku a zaškolit správce
V prvních dvou krocích jsme vytvořili strategii, podle které budou správci jednotlivých částí aktualizovat své sekce. Na úvodní schůzce, kterou svolá pan ředitel nebo správce IT, jim sdělíme základní informace a zaškolíme je v redakčním systému, aby se minimalizovaly případné chyby.
4. Pořádat pravidelné schůzky
Během školního roku svoláme další 1-2 schůzky, na kterých můžeme s kolegy řešit různé nuance, problémy či dotazy. Také můžeme upozornit na časté chyby, kterými například bývají typografické chyby, velikosti písmen na začátcích nadpisů, kopírování neformátovaného textu z Wordu na web a další.
Organizaci správy školních stránek vám usnadní kvalitní redakční systém, ve kterém k jednotlivým sekcím webu nastavíte práva tak, aby je mohl upravovat jenom ten, kdo byl k tomu určený. A jaké další funkce by měl redakční systém školního webu umět? Podívejte se.